Öffentliche Ausschreibungen: Warum kleine Unternehmen zögern

📑 Öffentliche Ausschreibungen öffnen Türen zu lukrativen Aufträgen - doch viele kleine Unternehmen scheuen den Prozess.

🔎 Ein genauer Blick zeigt: Mit den richtigen Strukturen und smartem Wissensmanagement lässt sich der Aufwand deutlich reduzieren.

Öffentliche Ausschreibungen sind ein wichtiger Mechanismus für transparente und faire Vergabe von Aufträgen, sowie zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft der Wirtschaft. Über Steuerungskriterien wie etwa die Vergabe in kleineren Losen werden Möglichkeiten der Teilhabe speziell für kleinere Unternehmen geschaffen.

Doch viele kleinere Unternehmen scheuen dennoch den Aufwand und die Komplexität von Ausschreibungsprozessen. Was macht Ausschreibungen für diese Unternehmen so herausfordernd?

Bürokratischer Aufwand

Der administrative Aufwand bei öffentlichen Ausschreibungen ist enorm. Unternehmen müssen umfangreiche Dokumentationen vorbereiten, zahlreiche Formblätter ausfüllen und komplexe rechtliche Anforderungen erfüllen. Diese zeitintensiven Prozeduren binden wertvolle Ressourcen, die alternativ für Kerngeschäftsaktivitäten genutzt werden könnten.

Gleichzeitig ergeben sich daraus Vorteile für größere Unternehmen, die bezüglich Personalressourcen und der internen Organisation breiter aufgestellt sind, um solch zeitintensive Agenden abzudecken. Dies mindert daher die Chancen kleinerer Firmen, innovative Ideen einzubringen, da sie nicht mit diesen Strukturen mithalten können, und daher zögern, sich einzubringen.

Hohe Wettbewerbsintensität

Die Konkurrenz bei öffentlichen Ausschreibungen ist extrem hart. Oft konkurrieren Dutzende von Unternehmen um denselben Auftrag, was die Chance auf Erfolg drastisch reduziert, vorallem wenn das Unternehmen in der Wahrnehmung der Auftraggeber noch unbekannt ist und somit keinen „Track Record“ aufweisen kann. Der Aufwand der Angebotserstellung steht häufig in keinem Verhältnis zur Wahrscheinlichkeit des Zuschlags.

Die Hemmschwelle für die Teilnahme an komplexeren Ausschreibungen ist bei kleinen Unternehmen hoch, da die Ressourcen fehlen, wie etwa durch ein breit aufgestelltes Bid- & Proposal Team um einzelne Aspekte in der Tiefe abzubilden, wie etwa Fokus auf die Ausformulierung von qualitativen Referenzen zu legen, um sich im Wettbewerb abzuheben.

Komplexe Bewertungskriterien

Öffentliche Ausschreibungen folgen meist sehr detaillierten und komplexen Bewertungsmechanismen. Neben dem Preis spielen Compliance mit rechtlichen Rahmenbedingungen und Formalkriterien, Qualität, Erfahrung, Referenzen und technische Spezifikationen eine entscheidende Rolle.

Diese Vielschichtigkeit macht es Unternehmen schwer, ihre Stärken optimal zu präsentieren, wenn sie nur sehr eingeschränkte Ressourcen zur Verfügung haben, alle Anforderungen genauestens zu beleuchten und akribisch auszuarbeiten.

Finanzielle Belastung

Die Teilnahme an Ausschreibungen ist mit signifikanten finanziellen Belastungen verbunden. Die Kosten für die Angebotserstellung können beginnend von mehreren Tausend Euro an Arbeitskosten bis zu Zehn- bis Hunderttausende Euro bei Großausschreibungen (in Abhängigkeit vom Umfang des Bid-Teams) betragen, ohne Garantie auf Erfolg.

Kleine und mittlere Unternehmen können bzw. wollen sich diese Investition speziell in große Ausschreibungsprojekte mit ungewissem Ausgang oft nicht leisten.

Rechtliche Unsicherheiten

Die rechtlichen Rahmenbedingungen bei Ausschreibungen sind komplex. Ein einziger Formfehler kann zum sofortigen Ausschluss führen. Viele Unternehmen fürchten juristische Fallstricke und scheuen das Risiko möglicher Rechtsstreitigkeiten.

Auch wenn durch Übung und Kniffe Ausschreibungen auch ohne die Mitarbeit von in-house Juristen compliant bewältigt werden können, gibt es auch hier eine Hemmschwelle, denn Unternehmen „trauen sich nicht drüber“, weil die Übung und Erfahrung fehlen, bzw. in der Vergangenheit „Lehrgeld“ durch Pönalen etc. gezahlt wurde.

Mangelnde Branchenkenntnisse und strategie

Nicht alle Unternehmen verfügen über das nötige Fachwissen, um Ausschreibungen professionell zu bearbeiten. Die Erstellung wettbewerbsfähiger Angebote erfordert spezifische Kompetenzen in Projektmanagement, Kalkulation und strategischer Positionierung der Stärken eines Unternehmens über qualitativ ausgearbeitete Proposals.

Gleichzeitig fällt es unter Umständen auch schwer, bei der Fülle an täglich veröffentlichen Ausschreibungen die für das individuelle Unternehmen passenden Aufträge zu identifizieren, sowie das Scannen und Analysieren der Veröffentlichung nimmt parallel zum Tagesgeschäft Zeit und Ressourcen in Anspruch, vor allem wenn kaum Klarheit über die Ziele und strategische Ausrichtung der geplanten Bieteraktivitäten vorhanden ist.

schlanke und effiziente Lösungsansätze

Trotz der genannten Herausforderungen gibt es Möglichkeiten, die Teilnahme n Ausschreibungen strukturiert und ressourcenoptimiert zu gestalten. Mit den richtigen Strukturen und smartem Wissensmanagement lässt sich der Aufwand deutlich reduzieren. Mögliche Lösungen sind unter anderem:

Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank mit standardisierten Vorlagen und Textbausteinen für wiederkehrende Anforderungen
Entwicklung eines modularen Baukastensystems für Angebotsunterlagen (z.B.: Konzepte)
Einsatz von KI-gestützten Tools zur Ausschreibungsanalyse
Digitale Kollaborationsplattformen wie Kanban für effiziente Teamarbeit
Bildung von Bietergemeinschaften mit komplementären Partnern
Bewusstes Einbinden von Lieferanten / Subunternehmern für Leistungslücken
Outsourcing: Auslagerung von Arbeitspaketen an Dienstleiter
Aufbau eines Expertennetzwerks (u.a. für Schlüsselpersonal)
Flexible Ressourcennutzung (z.B.: externer Bid-Support)
Uvm.

Fazit

Öffentliche Ausschreibungen bleiben ein zweischneidiges Schwert für Unternehmen. Die Chancen sind verlockend, die Hürden aber bedeutend. Nur wer systematisch und professionell vorgeht, kann die Herausforderungen erfolgreich meistern.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt nicht im bloßen Reagieren auf Ausschreibungen, sondern in der Entwicklung eines systematischen, schlanken Ansatzes. Durch gezieltes Wissensmanagement und effiziente Strukturen können auch kleinere Unternehmen ihre Chancen deutlich verbessern.

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