Cross-Functional Bid-Teams: 5 Tipps für bessere Rollendefinition und Zusammenarbeit

Ein interdisziplinäres Team für Ausschreibungsprojekte zu formen stellt gleichzeitig eine Herausforderung und eine große Chance dar, wenn es darum geht, erfolgreiche Angebote gemeinsam umzusetzen.

Wie schaffst du es, dass Experten aus unterschiedlichen Bereichen effizient in einem diversen Angebotsteam zusammenarbeiten und innerhalb von knappen Deadlines zielorientiert performen?

In diesem Beitrag findest du praktische Tipps zur effektiven Rollendefinition und Gestaltung der Zusammenarbeit im Zuge von Ausschreibungen.

5 hacks, Die dein angebotsteam abheben lassen:

1. Schaffe ein gemeinsames Verständnis im Team:

Projektstart als Team:

• Starte jedes Projekt mit einem Kickoff-Meeting, in dem Ziele, Rollen und Verantwortlichkeiten transparent geklärt und verbindlich vereinbart werden.

• Nichts ist so belastend, wie schwammige oder nicht vorhandene Führung. D.h. jedes Teammitglied muss seine / ihre Aufgabe sowie die Kommunikationswege im Angebotsteam kennen, um die geforderte Arbeitsleistung abliefern zu können.

Systemisches Coaching:

• Nutze das Prinzip des aktiven Zuhörens und "Backtrackings" um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder verstanden werden.

• Backtracking bedeutet „Zurückgehen auf dem gleichen Weg“ und beschreibt eine verbale Technik im Coaching, mit der man vom Gesprächspartner erhaltene Gesprächsinhalte wiederholt und an in zusammengefasster Form zurückgibt.

2. Mache die Verantwortlichkeiten der Teammitglieder transparent:

Planungs- und Kreativitätstechnik:

• Visualisiere Rollen und Zuständigkeiten mit einem Kanban-Board, um für Transparenz zu sorgen.

• Nutze hierfür gerne von den Mitarbeitern selbst designte Avatare, um die Identifikation mit den Aufgaben zu unterstützen.

Methoden aus anderen Berufen:

• In der Filmproduktion wird häufig ein Storyboard genutzt, das Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar darstellt.

• Dies kann genutzt werden, um die Arbeitspakete eines Proposals in inhaltlicher Abfolge zu definieren.

Systemisches Coaching:

• Greife gerne auf systemisches Zeichnen in Form einer Aufstellung zurück, um Prozesse und Abhängigkeiten zu visualisieren.

• In der systemischen Aufstellungsarbeit werden Blockaden und Hindernisse in Team sichtbar, u.a. durch das Sichtbarmachen von indirekten Rollendynamiken und Hierarchien, die dem eigentlichen Projektziel hinderlich sind.

3. Etabliere eine lösungsorientierte Feedbackkultur:

Feedback benötigt Routine:

• Organisiere wöchentliche Status- und Feedback-Meetings, um Fortschritte sowie die Qualität der Lieferungen zu besprechen und Hindernisse zu lösen.

• Wichtig hierbei ist der Fokus auf die Lösung, und nicht auf Fehler, die bis ins Detail durchgesprochen werden.

Systemisches Coaching:

• Arbeite mit der Fragetechnik "Was läuft gut? Was könnte besser sein?" für eine konstruktive Diskussion.

• Unterstütze deine Teammitglieder mit Fragen wie "Was brauchst du, um deine Aufgabe erledigen zu können?".

4. Adressiere Konflikte frühzeitig um diese zu lösen - wenn notwendig mit Unterstützung:

Führungstools aus HR und Mediation:

• Mediationsansätze aus dem Konfliktmanagement können helfen, Spannungen zu lösen.

• Setze dich aktiv mit Personalentwicklung auseinander und entwickle ein Gespür für Mitarbeiter. Gegebenenfalls sind nicht alle Personen im Team richtig "positioniert".

• Entgegen der eigenen Stärken eingesetzt zu werden, verursacht bei Teammitgliedern Gefühle von Unsicherheit und Frustration.

Externe Unterstützung:

• Als Teamleiter ist man auch selbst Teil des Teams, und man kann daher nur bis zu einem bestimmten Ausmaß selbst vermitteln.

• Nutze bei verhärteten Konflikten externe Moderatoren, um eine objektive Perspektive einzubringen.

5. Fördere die Zusammenarbeit mittels Erlebnissen und kreativen Methoden:

Schaffe gemeinsame Erlebnisse:

• Veranstalte gemeinsame Team-Building-Aktivitäten, um Vertrauen aufzubauen und die Zusammenarbeit auf einer lockeren Basis zu stärken.

• Frage dein Team proaktiv nach Vorschlägen, welche Art von Erlebnis Freude bereiten würde.

Gamification:

• Ein interdisziplinäres IT-Team konnte durch gemeinsame Erfolgserlebnisse wie Hackathons enger zusammenwachsen, da eine Aufgabe ohne Ergebnisdruck zu lösen, Momentum aufbaut, welches in eine reale Projektsituation mitgenommen und übertragen werden kann.

Mit klaren Rollen, offenen Kommunikationswegen und einem Fokus auf Zusammenarbeit wird dein Team zu einer echten Erfolgsgarantie für Ausschreibungsprojekte.

Investiere in Strukturen und Beziehungen – es zahlt sich aus.

Möchtest du dich von einer systemischen Coachin unterstützen lassen, um dein Winning Bid Team zu formen? Dann melde dich bei mir, und wir lassen deine Angebotsorganisation zusammen abheben!

📧 hallo@tanjapoeltl.com

#ÖffentlicheAusschreibungen #Ausschreibungsmanagement #ProposalManagement #CrossFunctionalTeams #Teamleitung #Führung #TeamLeadership #SystemischesCoaching #BidManagement #BidTeam #ProposalTeam #Vergaberecht #öffentlicheVergabe #öffentlicheAufträge #KMU #AusschreibungenfürKMUs #Ausschreibungsberatung #Angebotsberatung #Ausschreibungsanalyse #Ausschreibungenrichtigausfüllen